Mindezeken kívül az elektronikusan megkezdett ügyeket elektronikus dokumentumok kibocsátásával kell folytatni. Fenti esetekben az elektronikusan kiküldött dokumentum hiteles, ezért a megfelelő elektronikus aláírásokkal is el kell látni azokat.
Szükségesnek tartjuk közölni és újra hangsúlyozni, hogy az elektronikus levelezés – felszólítások, értesítések – nem e-mail formájában kerülnek kiküldésre. Az Adóhatóság tehát nem csak fogadni, hanem kézbesíteni is tud elektronikus dokumentumokat. Az EBEV rendszer nem e-mail-t küld, hanem magánszemélyek tárhelyeire továbbítja az elektronikus dokumentumokat. A tárhellyel nem rendelkező vállalkozók, vállalkozások esetén a meghatalmazottjaik, képviselőik tárhelyére történik az elektronikus levél kézbesítése. Ahhoz, hogy valakinek közigazgatási ügyek elektronikus ügyintézéséhez nyitott Ügyfélkapuja, ezzel összefüggésben elektronikus tárhelye legyen, az lakcíme szerint illetékes Okmányirodákban kell regisztrálnia.
Tehát a legtöbb dokumentum esetén a törvényes képviselők (akik a regisztrációs lapokon, illetve SBANK adatbejelentő lapokon lettek bejelentve), egyéb esetekben a regisztrációs lapok speciális jogosultságokkal felruházott meghatalmazottak lesznek az elektronikus címzettek
Az Adóhivatal tehát azon személy tárhelyére küld értesítést, elektronikus levelet, aki az Ügyfélkapun keresztül történt elektronikus bevallást megelőzően regisztrált. Amennyiben az ügyfél adóügyeit nem személyesen, hanem meghatalmazottja útján (pl. könyvelőjén) keresztül kívánja rendezni, illetve bevallásait nem személyesen, hanem meghatalmazottja útján nyújtja be az APEH-hoz, úgy nem kellett az Okmányirodában személyesen regisztrálnia magát. Ilyen esetekben a meghatalmazottnak (a könyvelő) kellett regisztrálnia magát az Okmányirodában, ahol egyúttal felhasználói azonosítót, valamint jelszót is kapott. Ezt követően a könyvelő az Adóhatóságnál is regisztrálja magát, ahol meghatalmazotti státuszát is igazolnia szükséges. Ezt követően tud a meghatalmazott a saját felhasználói azonosítójával és jelszavával az adózók nevében elektronikus bevallást benyújtani, illetve ügyet intézni.
Amennyiben a magánszemély regisztrálta önmagát az Okmányirodán, úgy az adóügyeivel összefüggésben küldött elektronikus levelet is az ő tárhelyére küldi meg az Adóhivatal, függetlenül attól, hogy bevallását a meghatalmazottja nyújtja be.
Az előzőekben közölt adatok miatt szükséges, hogy az adózók, a törvényes képviselők, illetve az érvényes bejegyzéssel rendelkező meghatalmazottak folyamatosan figyelemmel kísérjék a tárhelyekre érkező elektronikus leveleket. A tárhelyeket rendszeresen meg kell nyitni. Ahhoz, hogy a tárhely folyamatosan fogadni tudja az APEH által küldött elektronikus leveleket, illetve a tárhellyel rendelkező személy zökkenőmentesen használni tudja tárhelyét (bevallások beküldése, nyomtatványtovábbítás) azt folyamatosan – havonként legalább egyszer – frissíteni szükséges.
Felhívjuk továbbá a Tisztelt Adózók figyelmét, hogy az Okmányirodában kapott regisztráció során kapott felhasználói azonosítót és jelszót kezeljék bizalmasan, tekintettel arra, hogy az illetéktelen felhasználásból eredő következményekért a regisztrációval rendelkező személy lesz a felelős. Az Adóhatóság kockázatosnak tartja azt a gyakorlatot, mely szerint az adózók a meghatalmazottaknak (pl. könyvelőknek) a saját felhasználói azonosítójukat és jelszavukat átadják adóügyeik rendezése céljából.